TUTORIAL PENGGUNAAN MAIL MERGE PADA MICROSOFT WORD.

“TUTORIAL PENGGUNAAN MAIL MERGE PADA MICROSOFT WORD.”

“Gewartablog.blogspot.com & Gewarta Channel”

Salam semuanya, apa kabar? Semoga baik-baik saja, dengan membaca postingan ini teman-teman semua sedang berada di Gewarta.blog, blog yang membahas tentang berbagai Tutorial, Karya Tulis, & Cara-cara dalam meyelesaikan suatu masalah. Pada kesempatan kali ini, yang merupakan postingan pertama pada blog ini, kita akan membahas mengenai Tutorial Penggunaan Mail Merge pada Microsoft Word 2013 namun jika teman-teman menggunakan Microsoft Word versi yang berbeda tidak masalah karena pada dasarnya sama saja mungkin berbeda fitur & penempatannya.

 Sebelum kita masuk kedalam topik pembahasan tentunya dengan hadirnya blog ini saya selaku admin blog sangat berharap semoga apa yang saya bagi disini dapat bermanfaat bagi semua orang khusunya pengunjung blog ini. 

Gambar 1: Tampilan Ribbon Mailings.

Sebelum memahami lebih dalam perlu kita ketahui bersama definisi dari Mail Merge itu sendiri yaitu merupakan surat dengan informasi standar untuk dikirim ke banyak orang dimana setiap penerima mempunyai informasi pribadi seperti nama dan alamat yang berbeda, pada dasarnya Mail Merge dipergunakan untuk membuat beberapa bagian surat yang membutuhkan informasi berbeda tanpa membuat ulang surat tersebut. Mail Merge biasanya diterapkan pada pembuatan Surat Undangan yang berisi nama penerima yang berbeda-beda, pada pembuatan Laporan Hasil Belajar Siswa (Rapot) dan masih banyak lagi, agar lebih mendalam mari kita coba bersama-sama.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Penggunaan Mail Merge:

1.      Membuat File Data.

2.      Membuat Master Surat. (Master Surat : Surat yang akan digunakan).

3.      Menggabungkan Data dengan Master Surat.

Setelah kita mengetahui beberapa hal yang perlu diperhatikan kita harus mempersiapkannya, untuk tutorial ini saya sudah mempersiapkan Master Surat yang nantinya akan saya isi dengan data : No, Nama, Kelas, Alamat, & Kota.

Gambar 2: Contoh Master Surat & Penempatan Data.

Langkah-langkah Penggunaan Mail Merge :

1.      Pada ribbon Maillings pilih Star Mail Merge lalu pilih Step by Step Mail Merge Wizard.

Gambar 3: Step-by-Step Mail Merge Wizard pada ribbon Milings.

2.      Akan muncul sebuah menu setelah mengklik Step-by-Step Mail Merge Wizard.

3.    Tahap/Step Pertama adalah memilih bentuk dari dokumen yang kita buat, pada tutorial ini saya akan memilih Letters (pada tahap ini sesuaikan dengan penggunaan masing-masing), dilanjutkan dengan menekan tombol Next: starting document.

Gambar 4: Menu Step-by-Step Mail Merge Wizard.

4.  Tahap/Step Kedua adalah pemilihan setup dari dokumen, disini kita memilih Use the current document (pada tahap ini sesuaikan dengan penggunaan masing-masing), dilanjutkan dengan menekan tombol Next: select recipient.

5.   Tahap/Step Ketiga adalah memasukan data surat dengan memilih Type a new list, dilanjutkan dengan memilih Create, akan muncul tampilan seperti gambar.

Gambar 5: Tampilan New Addres List.

6.    Kotak dialog tesebut sudah secara otomatis berisikan Fieldname tertentu, kemudian pilih Customize Columns.

7.  Tahap/Step Keempat hapus semua Field yang ada dengan menekan Delete, kemudian pilih Add untuk menambahkan Fieldname baru sesuai dengan data yang dibutuhkan, pada tutorial ini sesuai dengan apa yang kita bahas di atas kita memerlukan data: No, Nama, Kelas, Alamat, & Kota. Setelah selesai tekan OK.

Gambar 6: Add Field Names.

8.   Dilanjutkan dengan memasukan data kedalam form yang ada. (Sesuaikan dengan kebutuhan Field Names masing-masing). Gunakan New Entry untuk menambahkan data. (semua data pada gambar merupakan hasil rekaan, gunakan data sesuai dengan kebutuhan & keperluan masing-masing)

Gambar 7: Memasukan data kedalam form.

9.      File Data sudah selesai, Simpan File Data pada File Ekplorer.

10.  Jika File Data sudah selesai tersimpan akan muncul menu Mail Merge Recipient jika terasa tidak ada lagi yang perlu di ubah silahkan klik Ok, setelah itu teman-teman bisa membuat Master Surat.

Gambar 8: Mail Merge Recipient.

11.  Pada tutorial ini saya sudah menyiapkan sebuah Master Surat yang nantinya akan diisi dengan Data yang telah kita buat tadi.

Gambar 9:Contoh Master Surat

12.  Langkah berikutnya kita akan memasukan File Data yang sudah di buat pada bagian yang telah ditentukan sesuai Gambar no 2 di atas (penempatan ini hanya pada tutorial ini saja, sesuaikan dengan kebutuhan masing-masing), Klik Insert Merge File, pilih salah satu Fildname yang akan dimasukkan.

Gambar 10: Insert Merge File.

13.  Setelah memasukan File Data pada bagian yang telah ditentukan seperti Gambar no 2, tampilannya akan terlihat sebagai berikut:

Gambar 11: Tampilan setelah File Data dimasukkan ke dalam Master Surat.

14.  Langkah berikutnya menggabungkan Data dengan Master Surat dengan mengklik Finish & Merge, lalu Edit Individual Document, tentukan data yang ingin digabung, Klik Ok.

Gambar 12: Finish & Merge

15.  Setelah Data dengan Master Surat tergabung kemudian akan muncul Document baru yang berisi hasil dari penggabungan,hasil tersebut bisa dilihat lewat Print Preview, sehingga akan tampak surat tergabung dengan banyaknya surat sesuai dengan jumlah data. (Pada tutorial ini ada 4 data, jadi akan ada 4 surat dengan data No, Nama, Kelas, Alamat, & Kota yang berbeda dalam Master Surat yang sama).

Gambar 13: Hasil Akhir.

Itulah akhir dari tutorial penggunaan mail merge pada microsoft word. Jadi kesimpulannya Mail Merge dipergunakan untuk mempermudah dalam pembuatan jumlah surat yang banyak dengan nama penerima ataupun informasi pribadi lainnya yang berbeda tanpa melakukan Copy Paste terhadap Master Surat yang mungkin saja akan memakan waktu lebih lama dan merusak desain awal surat tersebut. Jika teman-teman semua ingin mempelajari lebih lanjut saya sudah sertakan link download tutorial & hasil akhirnya di bawah.

 Seperti apa yang saya sampaikan di awal tadi semoga Tutorial ini dapat bermanfaat bagi semua orang, jika ada yang belum jelas dapat ditanyakan di kolom komentar, tetap setia di Gewarta.blog kritik & saran teman-teman sangat membantu untuk membangun blog ini, tetap sukses kedepannya untuk teman-teman semua, kita berjumpa lagi di postingan berikutnya mohon maaf jika ada kata-kata yang salah dan juga mohon maaf jika terjadi kekeliruan.See you later, Goodbye.

Jangan lupa kunjungi  Gewarta Channel untuk melihat tutorial ini dalam versi video.




Link Download tutorial & hasil akhir postingan ini dalam versi PDF : Download
Password: gewartablog.blogspot.com


Terima Kasih Kepada:  

Tuhan Yang Maha Esa.

Semua Team Gewarta Official.

Sumber:

Materi Praktek Program Pendidikan Kecakapan Kerja.